QUY TRÌNH THU CHI TIỀN MẶT HOẶT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Quy trình thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận đề nghị thu/chi:
Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) nhận đề nghị thu/chi và các chứng từ kèm theo từ các cá nhân là khách hàng, CBCNV trong đơn vị.
Các chứng từ bao gồm:
+ Chứng từ chi tiền: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, thông báo nộp tiền, hóa đơn thanh toán, hợp đồng mua hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng.
+ Chứng từ thu tiền: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng, hóa đơn mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ khác liên quan đến thanh toán.
Bước 2: Đối chiếu các chứng từ:
Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) tiến hành đối chiếu các chứng từ gốc với đề nghị thu/chi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ chữ ký phê duyệt của cán bộ phụ trách, người đề nghị và tuân thủ các quy định của Công ty cũng như pháp luật nhà nước. Sau khi kiểm tra xong chuyển cho Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt.
Bước 3: Kiểm soát chứng từ của Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra, kiểm soát lại chứng từ về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và ký vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan trước khi trình Chỉ huy trưởng công trường.
Bước 4: Phê duyệt của Chỉ huy trưởng công trường:
Căn cứ vào các quy định về hạn mức phân cấp của Công ty, Chỉ huy trưởng công trường xem xét phê duyệt đề nghị thu/chi theo đúng thẩm quyền được phân công
Bước 5: Lập các chứng từ thu/chi:
+ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu/chi tiền theo đúng nội dung ghi trên giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê nộp tiền...hợp lệ đã được ký duyệt.
+ Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi tương ứng với đề nghị đã được phê duyệt.
Bước 6: Ký duyệt các chứng từ thu/chi:
Sau khi lập xong phiếu thu/phiếu chi/ủy nhiệm chi thì chuyển cho kế toán trưởng phê duyệt trước khi chuyển cho Chỉ huy trưởng công trường ký duyệt.
Bước 7: Thực hiện thu/chi tiền:
+ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu/phiếu chi kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải có trách nhiệm :
- Kiểm tra số tiền, nội dung ghi trên phiếu thu , phiếu chi với chứng từ gốc.
- Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Kiểm đếm số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để tránh nhầm lẫn.
- Yêu cầu người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi .
- Thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi và giữ lại 1 liên để ghi vào Sổ quỹ.
- Bộ chứng từ phiếu thu, phiếu chi kèm chứng từ gốc trả lại cho kế toán.
+ Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng nộp ủy nhiệm chi, séc... cho ngân hàng gồm 02 liên. Ngân hàng đóng dấu và trả lại cho kế toán.
Bước 8: Cập nhật các thông tin, số liệu vào hệ thống kế toán.
Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán tiền mặt/ kế toán ngân hàng căn cứ vào đó mà ghi các chứng từ sổ sách kế toán theo đúng quy định.
Những lưu ý cần thiết khi thủ quỹ quản lý quỹ tiền mặt:
-Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két và không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở. Không được lấy tiền quỹ để sử dụng cho cá nhân và không được để tiền của cá nhân vào trong két.
- Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp gọn gàng theo loại tiền và được kiểm đếm vào cuối ngày. Thủ quỹ không được giao chìa khóa két cho bất kỳ ai khi chưa được lệnh của lãnh đạo đơn vị.
- Két đựng tiền phải được khóa kỹ và để đúng nơi quy định, niêm phong trước khi ra về.
- Kịp thời thông báo số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cho lãnh đạo để phục vụ công tác sản xuất kinh doanh.
- Định kỳ vào ngày cuối tháng kế toán cùng thủ quỹ kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách kịp thời