TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG ĐẠI PHÚC
Số: 03/NQ/ĐP-TC/2017 |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
QUY ĐỊNH ĐÓN TIẾP KHÁCH
( Ban hành kèm theo Quyết định số 03/QĐ/ĐP-TC/2017 ngày 27 tháng 2 năm 2017
của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Xây dựng Đại Phúc)
____________________
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định việc đón tiếp khách của Tổng Công ty Cổ phần Xây dựng Đại Phúc, Văn phòng Đại diện Công ty và các Công ty thành viên trực thuộc (sau đây gọi tắt Công ty)
2. Đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng cho Tổng Công ty, Văn phòng Đại diện và các Công ty thành viên
Điều 2. Mục đích
1. Xác định quy trình đón tiếp khách của Công ty.
2. Xác định các mức chi phí tiếp khách của Công ty.
Điều 3. Nguyên tắc đón tiếp khách
1. Tuân thủ nguyên tắc về ngoại giao, tiếp và đón khách theo quy định của Công ty, trong đó đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, nhiệt tình và hình thức phù hợp.
2. Đảm bảo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Giám đốc Công ty thành viên. Phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị, cá nhân trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
3. Thực hiện tốt việc phối kết hợp giữa các đơn vị, bộ phận có liên quan, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình đón tiếp khách.
4. Các khâu đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủ động và hiệu quả cao.
5. Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật sự tiết kiệm và đúng chế độ quy định của Công ty
Chương II
NỘI DUNG QUY TRÌNH ĐÓN TIẾP KHÁCH
Điều 4. Trình tự tiếp khách thông thường:
1. Quy định chung
- Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác và làm việc với Công ty
- Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho cán bộ tổ chức biết trước để tiếp khách chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.
2. Trình tự tiếp khách:
- Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận tổ chức để làm việc.
- Sau khi nghe yêu cầu từ khách, cán bộ tổ chức xử lý như sau:
2.1. Khách đã có hẹn trước
- Khi gặp khách cán bộ tổ chức chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách.
- Sau đó kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại.
- Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì cán bộ tổ chức phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết.
2.2. Khách không hẹn trước:
- Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, cán bộ tổ chức hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.
- Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì cán bộ tổ chức trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau. Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý.
Điều 5. Trình tự tiếp khách quan trọng
1. Đề xuất yêu cầu
- Khách quan trọng được hiểu là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự án với Công ty, là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên.
- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành chỉ đạo.
- Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu cần phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Sau khi Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt, người đề nghị cùng với Phòng TC-HC lập kế hoạch tổ chức tiếp đón.
2. Lập kế hoạch
- Phòng Tổ chức –Hành chính lên kế hoạch tiếp khách bao gồm các nội dung sau:
+ Số lượng, thành phần khách cần tiếp đón, thông tin cá nhân của khách hàng (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác..)
+ Nội dung, thời gian, chương trình làm việc của khách.
+ Dự kiến chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đề nghị hỗ trợ);
+ Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi làm việc;
+ Và một số nội dung khác theo yêu cầu.
- Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Phòng TC-HC phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách và người được phân công tiếp khách để cùng trao đổi, thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt.
3. Chuẩn bị đón tiếp khách.
- Trưởng phòng TC-HC chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra.
- Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có thể phối hợp với các bộ phận đó để thực hiện tốt kế hoạch đã được phê duyệt.
4. Yêu cầu khi đón tiếp khách.
- Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời nói chuẩn mực.
- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằm đáp ứng yêu cầu của khách và quy định của công ty.
- Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành về những việc vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh.
Chương III
ĐỊNH MỨC THANH TOÁN KHI TIẾP ĐÃI KHÁCH
Điều 6. Định mức thanh toán khi tiếp đãi khách
1. Quy định chung:
- Đối tượng được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty.
- Tổng Giám đốc, Giám đốc các công ty thành viên, Trưởng VP đại diện và những người được Tổng giám đốc ủy quyền mới có thẩm quyền quyết định việc chi tiêu, tiếp khách và thanh toán các chi phí liên quan đến chiêu đãi, tiếp khách.
- Việc chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty.
- Người phụ trách tiếp khách phải làm phiếu đề nghị tiếp khách (theo mẫu PL01) trình Tổng Giám đốc, Giám đốc các Công ty thành viên duyệt để tạm ứng tiền đi tiếp khách.
- Người phụ trách tiếp khách phải làm thủ tục thanh toán chi phí tiếp khách và chịu trách nhiệm về các khoản tiếp khách đó. Thời gian làm đề nghị thanh toán không được muộn quá 3 ngày kể từ ngày kết thúc việc tiếp khách.
- Các mức khoán quy định dưới đây là mức tối đa, nếu chi phí tiếp khách vượt quá mức quy định, người tiếp khách phải tự thanh toán số tiền vượt trội.
2. Định mức thanh toán, chiêu đãi, tiếp khách.
2.1. Đối với khách đến làm việc tại cơ quan, đơn vị:
- Trường hợp khách thông thường: chi bằng nước trà, thuốc lá.
- Trường hợp khách là lãnh đạo cơ quan đối tác, khách nước ngoài có thể bằng nước khoáng, cafe, hoa quả ….mức chi không quá 30.000 đồng/người/lần.
2.2. Các đối tác làm việc tại công ty trường hợp xét thấy cần thiết thì tổ chức mời cơm khách theo các mức sau:
2.2.1. Tiếp khách giải quyết công việc bình thường, quan hệ đối ngoại, ngoại giao… ở mức thông thường được thanh toán mức tối đa: 120.000 đồng/người/lần.
2.2.2. Chiêu đãi, tiếp khách giải quyết công việc sản xuất, kinh doanh, tư vấn kỹ thuật công nghệ, đón tiếp khách hàng, quan hệ đối ngoại, tiếp khách nước ngoài, giải quyết những vấn đề quan trọng, … được thanh toán mức tối đa từ 150.000đ/người/lần.
2.2.3. Chiêu đãi, tiếp khách là các khách hàng đối tác lớn của công ty, lãnh đạo cấp cao ở các cơ quan chính quyền nhà nước (trường hợp đặc biệt) mức tiếp khách sẽ do Tổng Giám đốc quyết định trên cơ sở phát sinh.
Chú ý: - Các định mức tiếp khách trên đã bao gồm cả đồ uống (rượu, bia hoặc các nước uống khác)
- Không thanh toán những khoản chi không được duyệt, những khoản chi mang tính cá nhân.
CHƯƠNG IV: TRÁCH NHIỆM TIẾP ĐÓN KHÁCH
Điều 7. Trách nhiệm của người tiếp khách
1. Thực hiện việc tiếp khách theo đúng quy trình, quy định của Công ty
2. Khi đón tiếp khách, các cá nhân, bộ phận liên quan có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng nội dung và thẩm quyền, không né tránh trách nhiệm, không được làm ảnh hưởng hoặc gây phiền hà cho khách.
3. Cán bộ được cử đi tiếp khách phải có thái độ văn minh, lịch sự, nhiệt tình, chu đáo.
4. Chịu trách nhiệm lấy các hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí tiếp khách theo đúng quy định
Điều 8. Trách nhiệm của Phòng Tổ chức Hành chính
1. Chịu trách nhiệm tiếp khách, liên hệ với các cá nhân, bộ phận để cho khách làm việc.
2. Lập kế hoạch đón tiếp khách theo đề nghị của các bộ phận đã được Giám đốc phê duyệt hoặc theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành.
3. Tổ chức, triển khai kế hoạch đã được phê duyệt, kiểm tra các khâu chuẩn bị để việc đón tiếp khách được chu đáo.
Điều 9. Trách nhiệm của Phòng Kế toán Kinh doanh
1. Phối hợp với Phòng Tổ chức Hành chính xây dựng, điều chỉnh định mức chi tiêu tiếp khách cho phù hợp.
2. Kiểm tra và thanh toán kịp thời các khoản chi phí tiếp khách theo định mức được phê duyệt và các quy định về tài chính kế toán của Công ty.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Tổ chức thực hiện
1. Văn phòng Tổng Công ty, các Công ty thành viên, Văn phòng Đại diện có trách nhiệm thực hiện quy định này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc thì đề xuất gửi Phòng TC-HC để báo cáo Tổng Giám đốc bổ sung, sửa đổi Quy định này cho phù hợp.
3. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 01.3.2017./.
|
|
TỔNG CÔNG TY CPXD ĐẠI PHÚC
TỔNG GIÁM ĐỐC
(Đã ký)
|