QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
Bước 1: Đề xuất chỉ tiêu tuyển dụng
Khi có nhu cầu bổ sung nhân sự, các Phòng/Đội/Tổ sản xuất phải làm giấy đề nghị, đề xuất yêu cầu tuyển dụng gửi lên Phòng Tổ chức, Ban Giám đốc Công ty thành viên. Trưởng các Phòng/Đội/Tổ sản xuất phải xác định rõ vị trí cần bổ sung để đáp ứng yêu cầu công việc. Trong giấy đề nghị phải nêu rõ lý do tuyển dụng như: tuyển mới, thay thế hay chỉ làm tạm thời; số lượng tuyển dụng và thời điểm cần nhân sự làm việc.
Bước 2: Phòng Tổ chức tiếp nhận đề nghị và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Phòng Tổ chức tiếp nhận đề nghị, tiến hành rà soát số lượng nhân sự của Phòng/Đội/Tổ sản xuất hiện có, cân đối nhu cầu tuyển dụng phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh, từ đó tham mưu, báo cáo cho Giám đốc Công ty để xác định các chỉ tiêu tuyển dụng.
- Giám đốc Công ty căn cứ tình hình sản xuất và nguồn nhân lực hiện có của đơn vị để quyết định các chỉ tiêu tuyển dụng.
- Trường hợp đề nghị tuyển dụng không được duyệt thì Trưởng phòng Tổ chức phải thông báo lại cho cán bộ quản lý phụ trách của các Phòng/Đội/Tổ sản xuất được biết.
Bước 3: Phòng Tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty tiếp nhận các chỉ tiêu tuyển dụng từ các Công ty thành viên trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt :
Sau khi tiếp nhận giấy đề nghị tuyển dụng của các Công ty thành viên, Trưởng phòng Tổ chức kiểm tra, xem xét cân đối nguồn nhân lực hiện có ở các Công ty và nhu cầu tuyển dụng để đề xuất ý kiến, báo cáo Tổng Giám đốc Công ty xem xét quyết định.
Khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc Công ty, Trưởng phòng Tổ chức Tổng Công ty thông báo chỉ tiêu tuyển dụng cho các đơn vị thực hiện và phối hợp với Trưởng phòng Tổ chức các Công ty thành viên tuyển dụng ứng viên phù hợp.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng theo chỉ tiêu đã được phê duyệt
Phòng Tổ chức Công ty thành viên gửi thông báo tuyển dụng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, trên website của Công ty, thông báo rộng rãi trong nội bộ Công ty hoặc qua các Trung tâm giới thiệu việc làm, nơi đang đóng trụ sở làm việc. Trong thông báo phải nêu rõ đối tượng cần tuyển dụng, trình độ chuyên môn, tuổi đời, sức khỏe, kinh nghiệm về công việc cần làm của ứng viên.
Bước 5: Tiến hành thu nhận và phân loại hồ sơ của ứng viên
Khi người lao động có nhu cầu tuyển dụng đến liên hệ việc làm trực tiếp tại Công ty hoặc gián tiếp (qua địa chỉ mail hoặc qua điện thoại, qua trung tâm dịch vụ việc làm) thì Phòng Tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý thông tin và phỏng vấn sơ bộ. Nếu thấy người lao động có đủ điều kiện cần thiết để tuyển dụng theo những yêu cầu tuyển dụng thì hướng dẫn cho người lao động làm hồ sơ và hẹn ngày để phỏng vấn.
Hồ sơ xin việc bao gồm:
+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương (bản chính, ngày xác nhận không quá 6 tháng).
+ Bản sao giấy khai sinh, giấy CMTND, sổ hộ khẩu (phô tô công chứng)
+ Giấy chứng nhận sức khỏe (bản chính, ngày khám sức khỏe không quá 6 tháng trở lại)
+ Bản sao các văn bằng chứng chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ (phô tô công chứng)
+ Giấy xác nhận không có tiền án, tiền sự ở địa phương có xác nhận của Công an xã, phường nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
+ 02 ảnh 03x04
+ Đơn xin việc theo mẫu hoặc bản CV mô tả tóm tắt quá trình làm việc
- Hồ sơ các ứng viên sau khi thu nhận về thì tiến hành phân loại hồ sơ, xem xét chọn ra những hồ sơ đạt yêu cầu lập danh sách phỏng vấn. Tùy vào tình hình đặc thù công việc của mỗi Phòng/Đội/Tổ sản xuất để có phương pháp đánh giá tuyển dụng phù hợp
Bước 6: Tiến hành phỏng vấn
Dựa trên danh sách ứng viên đã sàng lọc ở lần phân loại hồ sơ trước đó, Phòng Tổ chức chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp thời gian, địa điểm phỏng vấn và thông báo cho Giám đốc Công ty cùng Trưởng Phòng/Đội trưởng/Tổ trưởng có nhu cầu bổ sung chỉ tiêu tham gia trực tiếp phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn phải đánh giá sơ bộ được năng lực chuyên môn, khả năng nhận thức, kỹ năng, tay nghề làm việc... của ứng viên. (đối với lái xe, lái máy phải bố trí, sắp xếp xe, máy cho ứng viên thử tay lái).
Bước 7: Đánh giá và phê duyệt kết quả trúng tuyển và tiến hành tiếp nhận nhân sự
Sau khi kết thúc việc phỏng vấn, Hội đồng tuyển dụng phải xem xét, lựa chọn các ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng. Tiếp đó, Phòng Tổ chức tiến hành thông báo cho ứng viên biết và làm quyết định tiếp nhận thử việc, ký hợp đồng thử việc. Trong quyết định và hợp đồng thử việc phải nêu rõ vị trí công việc phải làm, về quyền lợi, mức lương, về trách nhiệm và chế độ liên quan khác. Mức lương thử việc được tính từ 70% đến 80% so với mức lương ở vị trí chính thức. Phòng Tổ chức yêu cầu ứng viên hoàn tất các thủ tục về hồ sơ trước ngày chính thức đi làm, đồng thời gửi thông báo tới toàn Công ty về việc tiếp nhận nhân viên mới để thuận tiện cho quá trình tác nghiệp
Trường hợp nếu ứng viên không đạt yêu cầu trong quá trình phỏng vấn thì Phòng Tổ chức trả hồ sơ lại cho nhân sự và thực hiện lại việc tuyển dụng từ bước 5 đến bước 8.
Bước 8: Thử việc
Bất kỳ nhân viên mới nào vào làm việc tại Công ty đều phải trải qua thời gian thử việc (trừ các trường hợp do Tổng Giám đốc quyết định).
Thời gian thử việc dài hay ngắn tùy thuộc vào trình độ, năng lực chuyên môn của nhân viên. Nếu nhân viên tốt nghiệp trình độ từ trung cấp trở xuống thì thời gian thử việc tối đa không quá 1 tháng. Nếu tốt nghiệp trình độ từ cao đẳng trở lên thì thời gian thử việc tối đa không quá 2 tháng.
Trước khi giao việc, Phòng Tổ chức cần bố trí cho nhân viên mới thời gian nghiên cứu, học tập và nắm vững các nội quy, quy định của Công ty mà người lao động phải thực hiện. Bao gồm các nội dung cụ thể sau:
+ Giới thiệu chung về Công ty, về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty;
+ Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng ban, Đội, Tổ sản xuất;
+ Nội quy, quy chế làm việc của Công ty;
+ Các quy định về an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp của Công ty;
+ Các quy trình nghiệp vụ hoặc bản mô tả công việc về vị trí công tác.
Sau khi kết thúc việc học tập, nghiên cứu các nội quy, quy định và được giao công việc cụ thể thì nhân viên mới phải ký cam kết thực hiện, tuân thủ đúng các nội dung đã được phổ biến ở trên.
Bước 9: Đánh giá kết quả thử việc
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, Trưởng phòng Tổ chức và Trưởng Bộ phận chuyên môn sẽ tiến hành đánh giá kết quả thử việc theo mẫu “Đánh giá nhân viên thử việc”. Bản đánh giá này nhận xét về: trình độ chuyên môn, sức khỏe, ý thức trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, phong cách sống, kỹ năng làm việc...
Nếu người lao động đạt yêu cầu, Phòng Tổ chức báo cáo lãnh đạo Công ty xem xét tiếp nhận và ký hợp đồng lao động chính thức.
Nếu trường hợp không đạt yêu cầu thì Phòng Tổ chức báo cáo Giám đốc có thể cho kéo dài thời gian thử việc hoặc thanh lý hợp đồng thử việc và tìm ứng viên khác (thực hiện lại từ bước 5 đến bước 10).
Bước 10: Ký hợp đồng lao động chính thức
Trước khi ký hợp đồng lao động chính thức cán bộ tổ chức yêu cầu người lao động hoàn thiện bổ sung hồ sơ pháp lý (tùy theo vị trí công tác) gồm: bằng lái xe hạng C, hạng FC, hồ sơ gốc nâng bằng FC, bằng nghề vận hành máy, chứng chỉ nghề (yêu cầu phải là bản chính là lập biên bản ký nhận hồ sơ cụ thể)
Căn cứ vào nhu cầu công việc Công ty có thể ký hợp đồng ngắn hạn (6 tháng hoặc 12 tháng), hợp đồng dài hạn (từ 01 năm trở lên). Trong hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các điều khoản cần thiết phù hợp với quy định của pháp luật về lao động và quy định của Công ty. Công việc được giao phải phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu sử dụng lao động của Công ty.
Bước 11: Lưu hồ sơ
Tất cả các hồ sơ tuyển dụng phải được lưu trữ tại Phòng Tổ chức trong suốt thời gian cán bộ nhân viên làm việc tại Công ty. Cán bộ tổ chức phải có trách nhiệm lưu trữ cẩn thận, phải mở sổ theo dõi hồ sơ lưu trữ, không được làm mất hay thất lạc.
Bước 12: Chấm dứt hợp đồng lao động
Khi người lao động đã hết thời hạn hợp đồng, Công ty vẫn có nhu cầu sử dụng lao động và người lao động vẫn có nhu cầu lao động thì hai bên tiếp tục ký hợp đồng lao động mới bổ sung.
Nếu hết thời hạn hợp đồng mà một trong hai bên không có nhu cầu thì tiến hành thanh lý hợp đồng theo quy định hiện hành. Mọi quyền lợi hợp pháp của Công ty cũng như người lao động được hai bên giải quyết thỏa đáng và đúng luật
Nếu một trong hai bên cần chấm dứt hợp đồng trước thời hạn với lý do chính đáng thì phải báo cho bên còn lại biết trước ít nhất là 30 ngày. Nếu được chấp thuận thì hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Nếu chưa được chấp thuận thì hai bên tiếp tục thỏa thuận để thống nhất quan điểm xử lý.
Công ty có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động vi phạm kỷ luật lao động nghiêm trọng hoặc vi phạm luật pháp Nhà nước bị xử lý.