HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ KIỂM SOÁT XE VÀ NGƯỜI RA VÀO CỔNG
CỦA NHÂN VIÊN BẢO VỆ
1.Khi Khách vào liên hệ công tác:
* Khi khách vào:
- Khi khách đến liên hệ công việc thì bảo vệ đề nghị xe dừng trước cổng từ 3 - 5 mét, lại gần xe (đối với xe ô tô con) và lịch sự hỏi mục đích vào Công ty của khách.
- Phải lịch sự, nhã nhặn hỏi tên, đơn vị khách công tác, vào gặp ai, đã có đặt cuộc hẹn trước hay không? Sau đó liên hệ với người cần gặp hoặc các bộ phận có liên quan để xin ý kiến. Nếu đồng ý cho gặp thì kiểm tra các giấy tờ cần thiết, đăng ký thông tin của khách vào sổ theo dõi người và phương tiện ra vào cổng.
- Phát thẻ ra vào cổng cho khách (giữ lại giấy tờ tùy thân của khách ở phòng bảo vệ)
- Hướng dẫn xe đậu đúng nơi quy định.
- Nhắc nhở khách không được quay phim, chụp ảnh khi chưa được sự đồng ý của Ban giám đốc Công ty.
*Khi khách ra:
- Thu nhận lại thẻ ra vào cổng và trả lại cho khách giấy tờ đã giữ.
2. Khi phương tiện vào/ra giao hàng hoặc nhập hàng:
* Khi vào:
- Đề nghị dừng trước cổng từ 3-5 mét theo vị trí mà nhân viên bảo vệ yêu cầu.
- Lịch sự hỏi mục đích vào Công ty.
- Đề nghị xuất trình giấy tờ có liên quan.
- Liên hệ với các phòng ban nơi nhận hàng.
- Kiểm tra sơ bộ hàng hóa trên xe, nếu không giao hết cả chuyến hàng thì đề nghị đăng ký những mặt hàng sẽ mang ra để đối chiếu sau khi xe ra.
- Kiểm tra điều kiện của phương tiện khi vào Công ty: độ cao, các tiêu chuẩn kỹ thuật khác
- Đăng ký thông tin của khách vào sổ theo dõi người và phương tiện ra vào cổng.
- Hướng dẫn xe vào đúng nơi nhập hàng.
- Đề nghị tài xế không hút thuốc trong khu vực giao hàng hoặc những nơi có biển báo cấm hút thuốc
- Phát phiếu thông tin đăng ký ra vào cổng, ghi nhận giờ xe vào.
- Mở cổng cho xe vào và hướng dẫn cho tài xế đậu xe đúng nơi quy định.
* Khi ra:
- Đề nghị lái xe dừng lại để kiểm tra bên trong xe, đối chiếu hàng hóa mang ra phù hợp với chứng từ xác nhận.
- Lưu ý các khu vực như thùng xe, cabin, máy, gầm xe … nơi có khả năng dùng để cất dấu hàng hóa.
- Thu lại phiếu thông tin có xác nhận của bộ phận liên quan
3. Khi phương tiện vào, ra để xuất hàng:
- Kiểm tra chứng từ hóa đơn hoặc phiếu xuất kho, phiếu giao hàng bao gồm ngày tháng, khối lượng, số lượng, chủng loại hàng hóa, chữ ký của các bộ phận có liên quan, chữ ký của người được ủy quyền xuất nhập và chữ ký của Ban Giám đốc (nếu có).
- Kiểm tra xe (kiểm tra car bin xe, gầm xe v.v…).
- Thu lại 01 phiếu giao hàng có chữ ký xác nhận của bộ phận có liên quan và cho xe ra cổng.